Site Genel Kurul Toplantısı Nasıl Yapılır? 2026 Rehberi
Sitenizin bütçesi, aidat tutarı ve bir sonraki yılın yöneticisi tek bir günde belirlenir. Site genel kurul toplantısı, kat maliklerinin yılda en az bir kez bir araya gelerek bu kararları aldığı en yetkili organdır. Buna karşılık pek çok sitede toplantı, çağrı süresi kaçırıldığı ya da yeter sayı yanlış hesaplandığı için baştan sakatlanır ve alınan kararlar aylar sonra mahkemede iptal edilir.
Bu rehber, Ankara'da yönettiğimiz sitelerde uyguladığımız sırayla site olağan genel kurul toplantısı sürecini anlatıyor: çağrının ne zaman ve nasıl yapılacağı, yeter sayının nasıl hesaplanacağı, hangi kararın hangi çoğunlukla alınacağı ve toplantı sonrası yapılması gerekenler.
Site Genel Kurulu Nedir, Neye Yetkilidir?
Kat Mülkiyeti Kanunu'nda "kat malikleri kurulu" olarak geçen yapı, uygulamada sitelerde genel kurul adıyla anılır. Sitenin en üst karar organıdır ve yönetici de dahil olmak üzere herkes bu kurulun kararlarıyla bağlıdır.
Genel kurulun başlıca yetkileri şunlardır:
- Yıllık işletme projesini ve aidat tutarını belirlemek
- Yöneticiyi ve denetçiyi seçmek, görevden almak
- Yönetimin hesaplarını inceleyip ibra etmek veya ibradan kaçınmak
- Ortak alanlarda yapılacak bakım, onarım ve yenileme işlerine karar vermek
- Yönetim planında değişiklik yapmak
Yönetici bu başlıkların hiçbirinde tek başına karar veremez. Yöneticinin işi, kurulun aldığı kararı uygulamaktır. Nitekim aidat artışının yalnızca kurul kararıyla mümkün olduğunu apartman aidat artışı karar ve duyuru örneği yazımızda ayrıntılı ele almıştık.
Olağan ve Olağanüstü Genel Kurul Farkı
İki toplantı türü sıkça karıştırılır, oysa çağrı sebebi ve gündem serbestisi bakımından tamamen farklıdırlar.
| Karşılaştırma | Olağan Genel Kurul | Olağanüstü Genel Kurul |
|---|---|---|
| Toplanma zamanı | Yönetim planındaki tarihte, yılda en az bir kez | Önemli bir sebep doğduğunda, yıl içinde her zaman |
| Çağrıyı kim yapar | Yönetici veya yönetim kurulu | Yönetici, denetçi ya da kat maliklerinin üçte biri |
| Gündem | Rutin gündem, dilek ve temenniler açık | Yalnızca çağrıda yazılı sebep ve maddeler |
| Tipik konular | Bütçe, aidat, ibra, yönetici seçimi | Yönetici azli, acil onarım, beklenmedik gider |
| Çağrı süresi | En az 15 gün | En az 15 gün |
Olağanüstü toplantının şartlarını ve üçte bir imza kuralını merak ediyorsanız olağanüstü kat malikleri toplantısı yazımız adım adım yol gösteriyor.
Çağrı Süresi ve Geçerli Tebliğ Yöntemleri
Genel kurul sürecinde en çok hata yapılan aşama çağrıdır. Kanun iki şey ister: on beş günlük süre ve ispatlanabilir tebliğ.
Çağrı yazısı toplantıdan en az on beş gün önce her kat malikine ulaşmalıdır. Süreyi toplantı gününden geriye doğru sayarken tebliğ günü hesaba katılmaz. Örneğin 30 Eylül'de toplanacaksanız çağrının en geç 14 Eylül'de tebliğ edilmiş olması gerekir.
Tebliğ için yalnızca iki yol tam geçerlidir:
- İmza karşılığı elden tebliğ: Her malike yazı verilir, tebliğ listesine ad, tarih ve imza alınır.
- Taahhütlü mektup: Tapudaki veya yönetime bildirilen adrese gönderilir, postane alındısı saklanır.
Pano ilanı, e-posta ve WhatsApp grubu mesajı yasal çağrının yerine geçmez. Bunlar katılımı artıran destekleyici kanallardır ve mutlaka kullanılmalıdır, ancak tek başlarına dayanak olmaz. Çağrının hangi kanalla nasıl yapılacağını toplantı duyurusu hazırlama adımları yazımızda kanal kanal karşılaştırmıştık.
Toplantı Yeter Sayısı Nasıl Hesaplanır?
Sitelerde nisap iki ayaklıdır. Birinci toplantının açılabilmesi için hem bağımsız bölüm sayısının hem de arsa paylarının yarısından fazlası salonda bulunmalıdır.
Çankaya'da yönettiğimiz 120 daireli bir siteyi örnek alalım. Birinci toplantının açılabilmesi için en az 61 bağımsız bölümün temsil edilmesi ve bu dairelerin arsa payı toplamının binde 501'i aşması gerekir. 65 daire katılmış ancak arsa payı toplamı binde 480'de kalmışsa nisap yoktur; toplantı açılamaz.
Nisap sağlanamadığında yapılacak iş bellidir: durum tutanağa yazılır ve çağrıda ilan edilen tarihte ikinci toplantı yapılır. İkinci toplantıda toplantı nisabı aranmaz, katılanlar karar verir. Bu nedenle ikinci toplantının gününü ilk çağrı yazısına yazmak, yeniden on beş günlük çağrı süreci işletmekten kurtarır.
Vekaletle katılım nisabı doğrudan etkiler. Bir kişinin alabileceği vekalet sayısı sınırlıdır ve bu sınırın aşılması kararı sakatlar; ayrıntılar için apartman toplantısı vekalet rehberi yazımıza göz atın.
Karar Yeter Sayıları: Her Konu Aynı Çoğunlukla Geçmez
Toplantı açıldıktan sonra her gündem maddesi aynı çoğunlukla karara bağlanmaz. Sık karşılaşılan başlıklar şöyledir:
| Gündem konusu | Aranan çoğunluk |
|---|---|
| Yönetici ve denetçi seçimi | Sayı ve arsa payı bakımından salt çoğunluk |
| İşletme projesi ve aidat tutarı | Katılanların salt çoğunluğu |
| Olağan bakım ve onarım kararları | Katılanların salt çoğunluğu |
| Yönetim planı değişikliği | Tüm kat maliklerinin beşte dördü |
| Ortak alana ilave inşaat, kat ilavesi | Oybirliği |
| Anagayrimenkulün tamamının devri | Oybirliği |
Beşte dört ve oybirliği aranan konularda hesap toplantıya katılanlar üzerinden değil, sitedeki bütün kat malikleri üzerinden yapılır. Bu ayrım gözden kaçtığında, yıllar sonra iptal edilen kararlarla karşılaşılır.
Toplantı Günü: Divan, Hazirun ve Oylama
Toplantı saatinde önce hazirun cetveli imzalatılır. Cetvelde daire numarası, malik adı, arsa payı, bizzat mı vekaletle mi katıldığı ve imza sütunu bulunur. Vekaletle gelenlerin belgeleri cetvele eklenir.
Ardından bir başkan ve bir katipten oluşan divan seçilir. Divan, gündemi sırayla açar, oylamaları yönetir ve tutanağı imzalar. Gündemde olmayan bir konu, katılanların tamamı istese bile karara bağlanamaz; yalnızca dilek ve temenniler bölümünde konuşulabilir. Gündem maddelerini nasıl kuracağınıza dair hazır başlıklar için apartman toplantısı gündem örnekleri yazımız iyi bir başlangıç.
Karara katılmayan malik, itirazını muhalefet şerhi olarak tutanağa yazdırmalı ve şerhin altını imzalamalıdır. Şerh düşülmediğinde, kararın iptali için açılacak davada malikin durumu belirgin biçimde zayıflar.
Hazır Çağrı Metni
Aşağıdaki şablonu site adınız, tarihler ve gündem maddeleriyle doldurup imza karşılığı dağıtabilir veya taahhütlü olarak gönderebilirsiniz.
Şablon Önizleme
[Tarih] **Sayın [Ad Soyad]** **[Site Adı] / [Blok] Blok, Daire No: [Daire No]** **Konu:** [Yıl] yılı olağan genel kurul toplantısına çağrı. Sayın Kat Maliki, [Site Adı] kat malikleri kurulunun [Yıl] yılı olağan genel kurul toplantısı aşağıda belirtilen gündem maddelerini görüşmek üzere toplanacaktır. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesi uyarınca toplantı çağrısı tarafınıza tebliğ edilmektedir. **Birinci toplantı:** [Gün, Ay, Yıl] - Saat [00:00] - [Toplantı Yeri] **İkinci toplantı:** [Gün, Ay, Yıl] - Saat [00:00] - [Toplantı Yeri] **Gündem:** 1. Açılış ve divan teşkili 2. [Önceki yıl] yılı yönetim faaliyet raporunun okunması ve görüşülmesi 3. Denetim raporunun okunması ve yönetimin ibrası 4. [Yeni yıl] yılı işletme projesinin ve aidat tutarının görüşülerek karara bağlanması 5. Yönetici ve denetçi seçimi 6. [Siteye özgü gündem maddesi] 7. Dilek ve temenniler, kapanış Birinci toplantıda bağımsız bölüm sayısının ve arsa paylarının yarısından fazlasını temsil eden kat malikinin katılımı aranmaktadır. Bu yeter sayı sağlanamadığı takdirde ikinci toplantı, yukarıda belirtilen tarihte çoğunluk aranmaksızın yapılacak ve kararlar katılanların salt çoğunluğuyla alınacaktır. Toplantıya bizzat katılamayacak kat malikleri, yazılı vekaletname ile kendilerini temsil ettirebilir. Bilgilerinize sunar, katılımınızı rica ederiz. **[Site Adı] Yönetimi** **Yönetici / Yönetim Kurulu Başkanı** **Tebliğ alan (ad, soyad, tarih, imza):**WORD (DOCX) olarak kaydedebilir, sonrasında düzenleyebilirsiniz.
Daha ayrıntılı bir davet yazısına, doldurulabilir alanlara ve DOCX çıktısına ihtiyacınız varsa toplantıya davet yazısı şablonu sayfamızı kullanabilirsiniz.
Toplantıdan Sonra Yapılacaklar
Genel kurul, tutanağın imzalanmasıyla bitmez. Aynı hafta içinde şu adımlar tamamlanmalıdır:
- Tutanak, noter tasdikli karar defterine işlenir ve katılanlarca imzalanır
- Alınan kararların özeti panoda ilan edilir, toplantıya katılamayanlara yazılı olarak iletilir
- Yeni aidat tutarı ve yürürlük tarihi ayrı bir duyuruyla bildirilir
- Yönetici değişmişse banka hesabı, kaşe ve imza yetkileri güncellenir
Kararların deftere nasıl yazılacağına dair örnek metinleri apartman karar defteri karar örnekleri yazımızda bulabilirsiniz.
Ankara'da Sık Karşılaşılan Üç Sorun
Çayyolu, İncek ve Eryaman gibi çok bloklu projelerde tekrarlayan üç hata görüyoruz.
Birincisi, blok toplantısı ile site genel kurulunun karıştırılması. Blok kararları yalnızca o bloğu ilgilendiren konularla sınırlıdır; sitenin tamamını ilgilendiren bütçe ve ortak tesis kararları ancak site genel kurulunda alınabilir.
İkincisi, kiracı yoğun blokların çağrı dışında bırakılması. Çağrı malike yapılır, ancak malikin adresi güncel değilse tebligat düşer. Yönetim planına adres bildirim yükümlülüğü eklemek ve her yıl adres listesini güncellemek bu riski ortadan kaldırır.
Üçüncüsü, ikinci toplantının çağrıya yazılmaması. Bu tek satırlık ihmal, sürecin baştan tekrarlanması ve toplantının bir ay gecikmesi anlamına gelir.
Genel kurul hazırlığını, hazirun takibini ve tutanak yazımını profesyonel bir ekiple yürütmek isterseniz site yönetimi hizmetimiz kapsamında toplantı organizasyonu da yer alıyor.
Özet
Site genel kurul toplantısında başarı, toplantı gününden önce kazanılır. On beş günlük çağrı süresine uyun, tebliği ispatlanabilir bir kanalla yapın, ikinci toplantı tarihini çağrıya yazın, nisabı hem sayı hem arsa payı üzerinden hesaplayın ve her kararı doğru çoğunlukla oylayın. Bu beş adım tamamlandığında toplantınız hem hukuken sağlam olur hem de kat malikleri arasındaki güveni güçlendirir.
