Apartman Toplantısı Nasıl Yapılır? | 2026 Güncel Rehber
Apartman veya site yönetiminin kalbi, Kat Malikleri Kurulu Toplantılarıdır. Bu toplantılar, binanın geleceği, bütçesi ve ortak yaşam kurallarının belirlendiği en yetkili karar alma mekanizmasıdır. Ancak, yasal prosedürlere uyulmadan yapılan bir toplantı, alınan kararların geçersiz sayılması riskini taşır.
Aparta Yönetim olarak hazırladığımız bu rehberde, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde, apartman toplantısının A'dan Z'ye nasıl yapılacağını, hangi adımların atılması gerektiğini ve hangi yasal zorunluluklara dikkat edilmesi gerektiğini detaylıca inceleyeceğiz.
Gündem maddelerini doğrudan uygulayabilmek için apartman toplantısı gündem örneği ve şablonları sayfasına; vekaletname hazırlamak için apartman yönetimi vekaletneme örneği rehberimize; toplantı sonrası resmi başvurular için site yönetimine dilekçe örnekleri koleksiyonuna ve profesyonel destek almak için Ankara site/apartman yönetimi hizmetlerimize geçiş yapabilirsiniz.
1. Apartman Toplantısı Nedir ve Neden Önemlidir?
Apartman toplantısı, Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) çerçevesinde, anagayrimenkulün yönetim tarzını belirlemek, yöneticisini seçmek ve önemli kararları almak üzere kat maliklerinin bir araya geldiği resmi bir kuruldur. Bu kurul, binanın yöneticisini seçer, bütçeyi onaylar, ortak giderlere ilişkin kararlar alır ve yönetim planını değiştirme yetkisine sahiptir.
Önemli Not: Toplantıda alınan kararların geçerli olabilmesi için, KMK'da belirtilen usul ve esaslara kesinlikle uyulması gerekmektedir. Usulüne uygun yapılmayan bir toplantıda alınan kararlar, diğer kat malikleri tarafından Sulh Hukuk Mahkemesi'nde iptal davasına konu edilebilir.
2. Apartman Toplantısı Ne Zaman Yapılır?
Apartman toplantıları, olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde gerçekleştirilir.
Olağan Toplantılar
KMK'nın 29. maddesine göre, kat malikleri kurulu yılda bir defadan az olmamak üzere toplanır. Yönetim planında bir zaman belirtilmişse o tarihte, belirtilmemişse her takvim yılının ilk ayı (Ocak) içinde toplanır. Toplu yapılarda ise bu süre en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında belirtilen zamanda yapılır.
Olağanüstü Toplantılar
Önemli ve acil bir durumun ortaya çıkması halinde, olağan toplantı zamanı beklenmeksizin olağanüstü toplantı yapılabilir. Olağanüstü toplantı çağrısı;
- Yöneticinin,
- Denetçinin,
- Veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine yapılabilir.
3. Adım Adım Apartman Toplantısı Süreci
Apartman toplantısının yasal geçerliliğini sağlamak ve kararların iptal edilme riskini ortadan kaldırmak için izlenmesi gereken 4 temel adım bulunmaktadır:
- Çağrı ve Gündem Belirleme
- Toplantı Yeter Sayısının Sağlanması
- Divan Heyeti Seçimi ve Görüşmeler
- Kararların Alınması ve Tutanak Hazırlama
Adım 1: Çağrı ve Gündem Belirleme
Toplantıdan en az on beş gün önce tüm kat maliklerine toplantı çağrısı yapılmalıdır. Bu çağrı, imza karşılığı elden veya taahhütlü mektupla yapılmalıdır. Çağrı mektubunda mutlaka şu bilgiler yer almalıdır:
- Toplantının yeri, tarihi ve saati.
- Toplantının gündem maddeleri.
- Yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri, tarihi ve saati. (İki toplantı arasındaki süre yedi günden az olamaz.)
İpucu: Profesyonel ve yasal geçerliliği olan bir çağrı mektubu hazırlamak için Apartman Toplantısına Davet Yazısı şablonumuzu kullanabilirsiniz.
Adım 2: Toplantı Yeter Sayısının Sağlanması
Toplantının başlayabilmesi için aranan yeter sayı, KMK'nın 30. maddesi ile belirlenmiştir:
| Toplantı Türü | Toplantı Yeter Sayısı | Karar Yeter Sayısı |
|---|---|---|
| Birinci Toplantı | Kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlası (%50+1) | Katılanların salt çoğunluğu |
| İkinci Toplantı | Katılanların salt çoğunluğu (Yeter sayı aranmaz) | Katılanların salt çoğunluğu |
Örnek: 20 bağımsız bölümlü bir apartmanda, birinci toplantı için en az 11 kat malikinin (ve arsa payı çoğunluğunun) katılımı gerekir. İkinci toplantıda ise 5 kişi bile gelse, bu 5 kişinin salt çoğunluğu (3 kişi) karar alabilir.
Adım 3: Divan Heyeti Seçimi ve Görüşmeler
Yeter sayı sağlandıktan sonra toplantı başlar. İlk iş olarak, toplantıyı yönetecek bir Başkan, bir Katip ve bir Oy Toplayıcı (Divan Heyeti) seçilir. Gündem maddeleri sırasıyla görüşülür ve karara bağlanır. Gündeme madde eklenmesi, ancak toplantıya katılanların üçte birinin istemi ve salt çoğunluğunun kabulü ile mümkündür.
Adım 4: Kararların Alınması ve Tutanak Hazırlama
Alınan kararlar, noter tasdikli bir deftere (Karar Defteri) yazılarak, toplantıya katılan tüm kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy kullananlar, aykırılık sebebini belirterek imza atmalıdır. Tutanakta şunlar mutlaka yer almalıdır:
- Apartmanın adı, toplantı tarihi, saati ve yeri.
- Toplantıya katılan kat maliklerinin isimleri ve bağımsız bölüm numaraları.
- Görüşülen gündem maddeleri ve her madde için alınan kararlar.
4. Apartman Toplantısı Kontrol Listesi
Toplantı öncesi, sırası ve sonrası için bu kontrol listesini kullanarak yasal prosedürlere tam uyum sağlayabilirsiniz:
| Aşama | Yapılacak İşlem | Durum |
|---|---|---|
| Toplantı Öncesi | Gündem maddelerini belirle. | ☐ |
| Toplantı tarihini (1. ve 2. gün) belirle. | ☐ | |
| Tüm kat maliklerine en az 15 gün önceden çağrı yap. | ☐ | |
| Çağrıyı imza karşılığı veya taahhütlü mektupla tebliğ et. | ☐ | |
| Vekaletnameleri topla ve kontrol et. | ☐ | |
| Bir kişinin aldığı vekalet sayısını kontrol et (önerilen: max 2-3). | ☐ | |
| Toplantı Sırası | Katılımcı listesini imzalat. | ☐ |
| Toplantı yeter sayısını kontrol et (1. toplantı için %50+1). | ☐ | |
| Divan Heyetini (Başkan, Katip, Oy Toplayıcı) seç. | ☐ | |
| Gündem maddelerini sırasıyla görüş. | ☐ | |
| Kararları oylama ile al ve karar yeter sayısını kontrol et. | ☐ | |
| Toplantı Sonrası | Kararları Karar Defterine yaz. | ☐ |
| Karar Defterini tüm katılanlara imzalat. | ☐ | |
| Karara aykırı oy kullananların şerhini (aykırılık sebebini) yazdır. | ☐ | |
| Yeni yönetici/denetçi bilgilerini ilgili kurumlara bildir. | ☐ |
5. İlgili Dilekçe ve Form Örnekleri
Apartman toplantısı sürecini kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz temel form ve dilekçe örnekleri aşağıdadır. Bu formları sitemizdeki dilekçe sayfalarından indirip kolayca özelleştirebilirsiniz:
- Toplantı Çağrı Mektubu Örneği: Toplantı tarihi, yeri ve gündemini içeren resmi çağrı metni.
- Vekaletname Örneği: Kat malikinin toplantıya katılamaması durumunda bir başkasını yetkilendirmesi için gerekli belge.
- Karar Tutanağı Şablonu: Toplantıda alınan kararların yasal formata uygun olarak kaydedilmesi için şablon.
Profesyonel Destek: Ankara'da profesyonel site ve apartman yönetimi hizmetlerimiz ile toplantı süreçlerinizi dijitalleştirerek zamandan tasarruf edin.
Aparta Yönetim ile apartman toplantılarınızı yasal prosedürlere uygun, şeffaf ve kolay bir şekilde yönetin. Tüm çağrı, tutanak ve karar süreçlerinizi dijitalleştirerek hem zamandan tasarruf edin hem de hukuki riskleri en aza indirin.
Aparta Yönetim Çözümlerini Keşfedin >>