Apartman Toplantı Tutanağı Örneği ve Hazır Şablonlar

Toplantı bitti, kararlar alındı, herkes dağıldı. Aradan altı ay geçtikten sonra bir kat maliki "Ben o kararda yoktum, aidat artışına muhalefet etmiştim" diyerek dava açtığında elinizde kalan tek şey apartman toplantı tutanağı olur. Tutanak eksikse ya da hiç tutulmamışsa, doğru alınmış bir karar bile ispat edilemediği için hükümsüz kalabilir.

Bu yazıda tutanakta bulunması gereken unsurları, hazirun cetvelinin neden ayrılmaz ek sayıldığını ve kopyalayıp doldurabileceğiniz iki hazır şablonu bulacaksınız.

Tutanak Nedir, Karar Defterinden Farkı Ne?

Tutanak, toplantı sırasında yazılan ve toplantı biter bitmez imzalanan belgedir. Karar defteri ise noter tasdikli, sayfaları numaralı ve yıl boyunca kullanılan kalıcı kayıttır. İkisi birbirinin yerine geçmez, birbirini tamamlar.

Uygulamada doğru sıra şudur: toplantıda tutanak yazılır ve imzalanır, aynı hafta içinde kararlar deftere geçirilir, tutanak ile ekleri dosyada saklanır. Deftere yazılacak karar metinlerinin nasıl kurulacağını apartman karar defteri karar örnekleri yazımızda örneklerle anlatmıştık.

Tutanakta Bulunması Gereken Altı Unsur

Eksik yazılan bir tutanak, kararın iptali için gerekçe üretir. Aşağıdaki altı başlık her tutanakta mutlaka yer almalıdır.

Künye bilgileri. Ada, parsel, açık adres, toplantı tarihi, saati, yeri ve toplantının olağan mı olağanüstü mü olduğu. Birinci toplantı mı ikinci toplantı mı olduğu ayrıca belirtilmelidir.

Nisap tespiti. Toplam bağımsız bölüm sayısı, toplam arsa payı, katılan bağımsız bölüm sayısı ve temsil edilen arsa payı rakamla yazılır. Yeter sayının nasıl hesaplandığını site genel kurul toplantısı rehberi yazımızda ayrıntılı açıklıyoruz.

Divan teşkili. Başkan ve katibin adı, soyadı ile hangi oyla seçildiği.

Gündem görüşmeleri. Maddeler çağrı yazısındaki sırayla ele alınır. Gündemde olmayan konu karara bağlanamaz; yalnızca dilek ve temenniler bölümünde konuşulur.

Kararlar ve oy sayıları. Her madde için kabul ve ret oyu sayısı, uygulanan nisap türü ve kararın yürürlük tarihi yazılır. "Görüşüldü" demek yetmez, "karar verilmiştir" cümlesiyle sonuç netleştirilir.

İmzalar ve şerhler. Divan imzaları zorunlu, katılan maliklerin imzası ise güçlü tavsiyedir. Muhalefet şerhleri ilgili maddenin altına yazılır.

Hazirun Cetveli Olmadan Nisap İspatlanamaz

Tutanakta "yeter sayı sağlanmıştır" yazmak tek başına bir şey ifade etmez. Bu cümlenin arkasında, kimin hangi daire adına imza attığını gösteren hazirun cetveli bulunmalıdır.

Cetvelde şu sütunlar yer alır: daire numarası, kat maliki adı soyadı, arsa payı, katılım şekli (asaleten veya vekaleten) ve imza. Vekaletle katılanların belgeleri cetvelin arkasına eklenir. Bir kişinin alabileceği vekalet sayısı sınırlı olduğundan, cetveli hazırlarken bu sınırı kontrol etmek gerekir; ayrıntılar apartman toplantısı vekalet rehberi yazımızda.

Ankara'da Keçiören ve Mamak gibi bağımsız bölüm sayısı yüksek apartmanlarda cetveli toplantı başlamadan yarım saat önce açıp imza almaya başlamak, geç gelenlerin nisabı bozmasını önler.

Hazır Tutanak ve Hazirun Şablonları

Aşağıdaki iki şablonu kopyalayabilir, WhatsApp üzerinden yönetim kuruluna gönderebilir ya da DOCX olarak indirip toplantıya çıktısıyla gidebilirsiniz.

Şablon 1: Olağan Genel Kurul Toplantı Tutanağı

Yıllık olağan toplantılar için hazırlanmış, bütçe ve yönetici seçimi maddelerini içeren tam metin.

Formu DoldurManuel Düzenle
Şablon Önizleme
Düzenle
**[SİTE / APARTMAN ADI] KAT MALİKLERİ KURULU**
**[Yıl] YILI OLAĞAN GENEL KURUL TOPLANTI TUTANAĞI**

**Anagayrimenkul:** [İl] ili, [İlçe] ilçesi, [Mahalle] mahallesi, [Ada] ada, [Parsel] parsel
**Adres:** [Açık adres]
**Toplantı tarihi ve saati:** [Gün.Ay.Yıl] - [00:00]
**Toplantı yeri:** [Yer]
**Toplantı türü:** Olağan / [Birinci] toplantı

**1. Açılış ve yoklama**
Toplam bağımsız bölüm sayısı [00], toplam arsa payı [0000]'dir. Hazirun cetveline göre [00] bağımsız bölüm asaleten, [00] bağımsız bölüm vekaleten olmak üzere toplam [00] bağımsız bölüm ve [0000] arsa payı temsil edilmiştir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 30. maddesinde aranan yeter sayı sağlandığından toplantı açılmıştır.

**2. Divan teşkili**
Divan başkanlığına [Ad Soyad], katipliğe [Ad Soyad] oy birliğiyle seçilmiştir.

**3. [Önceki yıl] yılı faaliyet ve denetim raporları**
Yönetim faaliyet raporu ve denetim raporu okundu, görüşüldü. Yönetimin ibrası oylamaya sunuldu; [00] kabul, [00] ret oyu ile yönetim ibra edilmiştir.

**4. [Yeni yıl] yılı işletme projesi ve aidat tutarı**
[Yeni yıl] yılı tahmini gider bütçesi [Tutar] TL olarak sunuldu. Aylık aidatın bağımsız bölüm başına [Tutar] TL olarak belirlenmesine ve [Gün.Ay.Yıl] tarihinden itibaren uygulanmasına [00] kabul, [00] ret oyu ile karar verilmiştir.

**5. Yönetici ve denetçi seçimi**
Yöneticiliğe [Ad Soyad], denetçiliğe [Ad Soyad] [00] kabul oyu ile bir yıl süreyle seçilmiştir.

**6. [Siteye özgü gündem maddesi]**
[Karar metni]. [00] kabul, [00] ret oyu ile karar verilmiştir.

**7. Dilek, temenniler ve kapanış**
Gündemde görüşülecek başka madde kalmadığından toplantı saat [00:00]'da kapatılmıştır.

**Divan Başkanı**            **Divan Katibi**
[Ad Soyad] / İmza            [Ad Soyad] / İmza

**Ek:** Hazirun cetveli ve vekaletnameler
İndir:İndirWORD (DOCX) olarak kaydedebilir, sonrasında düzenleyebilirsiniz.
KopyalaPaylaş

Şablon 2: Hazirun Cetveli

Tutanağın ayrılmaz ekidir. Daire sayınıza göre satır ekleyerek kullanın.

Formu DoldurManuel Düzenle
Şablon Önizleme
Düzenle
**[SİTE / APARTMAN ADI] KAT MALİKLERİ KURULU**
**[Gün.Ay.Yıl] TARİHLİ TOPLANTI HAZİRUN CETVELİ**

| Daire No | Kat Maliki Ad Soyad | Arsa Payı | Katılım Şekli | İmza |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| 1 | [Ad Soyad] | [Pay] | Asaleten / Vekaleten | |
| 2 | [Ad Soyad] | [Pay] | Asaleten / Vekaleten | |
| 3 | [Ad Soyad] | [Pay] | Asaleten / Vekaleten | |
| 4 | [Ad Soyad] | [Pay] | Asaleten / Vekaleten | |

**Toplam bağımsız bölüm sayısı:** [00]
**Toplantıya katılan bağımsız bölüm sayısı:** [00]
**Toplam arsa payı:** [0000]
**Toplantıda temsil edilen arsa payı:** [0000]
**Yeter sayı durumu:** Sağlanmıştır / Sağlanamamıştır

Vekaleten katılanların vekaletnameleri bu cetvelin ekindedir.

**Divan Başkanı**            **Divan Katibi**
[Ad Soyad] / İmza            [Ad Soyad] / İmza
İndir:İndirWORD (DOCX) olarak kaydedebilir, sonrasında düzenleyebilirsiniz.
KopyalaPaylaş

Olağanüstü toplantılar için tutanak yazarken künye bölümüne toplantının hangi sebeple çağrıldığını da eklemeniz gerekir; sürecin tamamı olağanüstü kat malikleri toplantısı yazımızda.

Tutanakta En Sık Yapılan Beş Hata

• Oy sayılarının yazılmaması. "Oy çokluğuyla kabul edildi" ifadesi, kaç kişinin katıldığı bilinmediğinde denetlenemez. Rakam yazın.
• Gündem dışı karar alınması. Çağrıda olmayan bir konu karara bağlandığında o madde tek başına iptal edilebilir.
• Yürürlük tarihinin belirsiz bırakılması. Özellikle aidat kararlarında "ne zaman başlıyor" sorusu mutlaka cevaplanmalıdır.
• Tutanağın sonradan yazılması. Toplantıdan günler sonra hazırlanan metin, katılanların hatırladıklarına dayandığı için ispat gücünü kaybeder.
• Muhalefet şerhinin geçiştirilmesi. Şerh düşmek isteyen maliki engellemek, kararı savunmayı kolaylaştırmaz; tam tersine usulsüzlük iddiasını güçlendirir.

Alınan bir karara itiraz etmek isteyen kat malikleri için süreç ve süreler kat malikleri kurulu kararı iptali dilekçesi sayfamızda anlatılıyor.

Tutanak Sonrası Arşiv Düzeni

Toplantı belgelerini tek bir dosyada, şu sırayla saklayın:

1. Çağrı yazısı ve tebliğ listesi veya posta alındıları
2. Hazirun cetveli
3. Vekaletnameler
4. İmzalı tutanak
5. Karar defterine işlenmiş sayfanın fotokopisi

Bu beş belge bir arada olduğunda, yıllar sonra gelen her itiraza tek klasörle cevap verebilirsiniz. Yönetim değişikliğinde devir teslim de bu dosya üzerinden yapılır; devir sürecinin ayrıntıları apartman yönetici değişikliği yazımızda.

Toplantı organizasyonunu, hazirun takibini ve tutanak yazımını profesyonel bir ekiple yürütmek isterseniz apartman yönetimi hizmetimiz bu süreçleri kapsıyor.

Özet

İyi bir apartman toplantı tutanağı üç soruya net cevap verir: kimler vardı, ne karar alındı, kim karşı çıktı. Künye, hazirun, divan, gündem, kararlar ve imzalar başlıklarını eksiksiz doldurun, tutanağı toplantı biter bitmez imzalatın ve kararları aynı hafta karar defterine geçirin. Bu düzen, yönetimi hem itirazlara hem de denetime karşı sağlam bir zemine oturtur.